Музей ведёт активную работу по изучению и комплектованию музейного собрания. Сегодня в документальном фонде Музея космонавтики насчитывается более 8 тысяч единиц хранения основного и научно-вспомогательного фонда. В связи с тем, что фонд постоянно пополняется, есть потребность в создании внутренней организации документов.
Документальные источники распределяютсяпо архивным фондам, которые представляют совокупность документов, исторически или логически связанных между собой. Устанавливаются основные тематические направления. Определяется, что представлено в музейном собрании наиболее полно и что пока фрагментарно и нуждается в дополнении.
К архивному фонду в качестве учётной единицы приравнивается архивная коллекция. В ней собраны отдельные документы, объединённые по тематическому, хронологическому, авторскому и др. признакам.
Определив основные темы коллекций, ведётся работа по отбору предметов для каждой коллекции. Для создания личных фондов лётчиков-космонавтов и деятелей ракетно-космической отрасли составляется алфавитный указатель. В том числе формируется алфавитный указатель научных, производственных организаций и предприятий, конструкторских бюро и заводов.
Предварительно можно определить следующие тематические разделы (фонды, коллекции):
- архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности отдельного лица, семьи или рода. В этих коллекциях представлены письменные источники из личных архивов космонавтов, известных учёных и конструкторов, ветеранов ракетно-космической отрасли. Представлены служебные и личные документы.
К примеру, документальный архив Ю.А. Гагарина. Его можно распределить на следующие дела:
Дело №1 Наградные документы. Здесь отражена профессиональная и общественная деятельность космонавта.
Дело №2 Удостоверения и свидетельства. Собрание документов, отражающих профессиональную, частную и общественную жизнь Ю.А. Гагарина:
- Удостоверение №1347 инструктора парашютно-десантной подготовки от 25 ноября 1960 г. на имя летчика-космонавта СССР, Героя Советского Союза — Ю.А. Гагарина. СССР, г. Москва. 25.11.1960 год.
- Удостоверение №240 военной автомобильной инспекции гарнизона на имя первого космонавта, Героя Советского Союза — Ю.А. Гагарина, выданное 26/II-1968.
- Главный выставочный комитет ВДНХ СССР утверждает первого космонавта Земли участником Всесоюзной выставки достижений народного хозяйства в 1967 г.
Дело №3 Рукопись. В этом деле содержатся тексты интервью и выступлений.
Дело №4 Переписка. Здесь собраны письма и телеграммы, направленные на имя Ю.А. Гагарина от представителей различных организаций и от частных лиц.
Дело №5 Общественная деятельность — сообщения о поездке Ю.А. Гагарина по Французской Республике с 21 сентября по 2 октября 1963 г.
Дело №6 Мемориал. Документы, связанные с увековечиванием памяти космонавта.
Сегодня ведётся работа по изучению и составлению следующих коллекций:
- Материалы из личных архивов космонавтов, деятелей ракетно-космической отрасли.
- Отдельные рассекреченные документы из архивов предприятий и организаций ракетно-космической отрасли.
- Статьи. В этом фондепредставлены статьи из отечественных и зарубежных периодических изданий.
- Карты, атласы, листовки.
- Реклама и СМИ. Коллекция определена для брошюр, афиш, проспектов и пр.
Для построения классификационной схемы был выбран тематико-хронологический принцип.
Хронологическими рамками архивных фондов являются:
- архивный фонд личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица или членов семьи;
- архивная коллекция — даты самого раннего и самого позднего документа.
В будущем этот материал может быть использован при составлении научно-справочного аппарата: каталогов, путеводителей, указателей.